Protocolo y Seguridad
Convergencia o Conflicto
Ambas persiguen la armonía en los actos y las actividades. Ambas intentan contrarrestar cualquier inconveniencia que los perjudique. Pero un desafortunado desequilibrio a favor o en detrimento de la estética, el saber o de las cautelas, lleva en ocasiones a enfrentarlas.
El Protocolo, presenta solucionar problemas de normalización y formalización de tal manera que permita la realización de un acto ordenadamente, y atribuyendo a cuantas personas y organizaciones tomen parte activa en él, los honores que les corresponden, con objeto de proyectar la imagen adecuada.
La Seguridad, presenta solucionar riesgos y evitar vulnerabilidades contra la estabilidad y el desarrollo del acto, las personas, los recursos e infraestructuras empleadas, y la información que se genera y utiliza; permitiendo obtener un buen grado de probabilidad de que el objeto primordial de la actividad a desarrollar, se consiga a pesar de las circunstancias que puedan interferirlo.
Aproximándonos al Planeamiento de un Acto Protocolario
«Saber dignificar y medir la naturaleza y marco de un acto o evento»
El Análisis de Inteligencia, posibilita al –Management de un Evento y su Seguridad– disponer de estudios e interactivos enfoques de análisis. Enfoques que incrementan la comprensión e interpretación del entorno, y la identificación y seguimiento de los factores críticos. Ello permite una mayor sensibilización y percepción del contexto operacional realista, que facilite el desarrollo del protocolo y la seguridad, en equilibrio y armonía, entre “brillantez” y “seguridad”, y conformar un todo coherente sistema de trabajo.
Medir la importancia del acto. Ante la responsabilidad de Organizar un Acto Protocolario o cualquier tipo de Evento: institucional, empresarial, social, cultural, deportivo o político (ceremonias, homenajes, desfiles, inauguraciones, ferias, congresos y exposiciones, tomas de posesión, banquetes, funerales, etc.). La primera cuestión que se plantea o debe plantearse, va en consecuencia directa con lo encargado; ¿cuáles son los objetivos operacionales a formular?. Esta cuestión, especialmente ante situaciones complejas, lleva implícita otra cuestión, aún más determinante que precisa clara respuesta ¿qué debe primar del acto: “la brillantez” o “la seguridad”?
Indicadores de predicción. Indagar conocimientos sobre el múltiple espectro situacional, normativo y sociocultural, analizar la información previa y los recursos disponibles, y realizar estimaciones. Encontrada la variada normativa acerca de eventos y seguridad aplicable, perfilado el marco de actuación, y valorados los objetivos estratégicos del acto; estos son indicadores de predicción que de alguna manera responden a las expectativas. Indicadores que facilitan la toma de decisiones mejorada; y con ello, dulcificar los problemas y saber combinar las situaciones con el desarrollo del mismo, de forma equilibrada y armónica, y evitar fricciones.
Del espectro normativo y social, indagar sobre las prescripciones jurídicas, morales y culturales, que rigen la convivencia humana del acto y del lugar, como son ritos y rituales del ceremonial y el protocolo, los usos y costumbres; así como, las regulaciones administrativas (autoprotección y emergencia en actos de pública concurrencia, salud e higiene, calidad y medioambiente, datos personales, etc.), que le sean de aplicación.
Del marco del acto. Estudiar las condiciones de situación y contexto operacional. Constatar el carácter, la naturaleza, la modalidad, el ámbito y la finalidad perseguida del acto. Identificar oportunidades y amenazas. Interpretar los factores y comportamientos socioculturales, lenguajes y rituales. Estimar la probabilidad y valorar su incidencia asociada a las personas, la información, la imagen, los recursos, y qué tipo de consecuencias / incidencia / coste / obligaciones, comportaría un suceso. De forma complementaria, recoger impresiones de expertos sobre sucesos de riesgos y tendencias, y demás antecedentes y condicionantes de anteriores eventos similares. En consecuencia: definir el modelo de ceremonial y protocolo que se requiere, y determinar el modelo de seguridad y comunicación aplicable.
Conocidos los objetivos y determinado qué debe primar, se presentan varias alternativas:
- Estrategia Individualizada, puede ser elaborar un plan particular por cada actividad y riesgo concreto, pero esta opción tiene un doble inconveniente. Por una parte, habría aspectos o situaciones no contempladas que se quedarían sin respuesta; y por otra, las posibilidades de desorganización y confusión durante un incidente, aumentarían ante la existencia de diversas interpretaciones, a la hora de determinar el plan a aplicar.
- Enfoque Integrado. Si se pretende conseguir la excelencia, además de cubrir las responsabilidades jurídicas, administrativas y sociales, lo correcto sería la integración de los sistemas de gestión del ceremonial y el protocolo, la calidad, la seguridad, y la información y la comunicación, en la estrategia y organización general del acto. Con un enfoque integrado, la síntesis entre protocolo y seguridad daría la disposición y ordenación equilibrada de todos los medios necesarios para que un acto se desarrolle según lo previsto, y del modo más correcto y seguro posible. Planificar un acto protocolario o cualquier evento, supone el proyectar con el mayor detalle posible, y de antemano, la realización del mismo, a fin de evitar improvisaciones, fallos y perturbaciones.
«Los actos deben estar organizados y ensayados»
Aproximándonos a la Gestión
Naturaleza del Protocolo y el Ceremonial en el Ritual en las organizaciones. El ceremonial (las formas) y el protocolo (las normas), aparecen al mismo tiempo en el que surgen los grupos sociales que tienen que convivir y relacionarse entre sí.
Todo acto ceremonial y protocolario es un vehículo de comunicación creando imagen; una herramienta valiosa y de gran relevancia en las relaciones; y un instrumento al servicio de la propia sociedad que favorece el encuentro. Se rige por un conjunto de reglas de formalidad y de cortesía, establecidas por decretos, y las costumbres y tradiciones de uso que se siguen en las relaciones sociales y rituales grupales. El protocolo es sinónimo de ordenación, procedimiento, ceremonial y comunicación e imagen. El objetivo final es la convivencia positiva.
Naturaleza de la Seguridad en Eventos y Actos protocolarios. Los eventos en general congregan a numerosas personas y recursos, que podrían constituirse como objetivo de distintas amenazas o presentarse situaciones de grave riesgo. Los eventos por su función comunicativa, son transmisores de imagen hacia sociedad. La Seguridad, la comunicación y la gerencia de riesgos, guiada por la inteligencia, deben forman parte de las propias capacidades y estrategias convenientes a cubrir en un evento, con el fin de aumentar la resiliencia organizacional.
Al igual que organizar un acto precisa de estrategias activas encaminadas a la identificación de las señales y situaciones negativas del entorno, y potenciar la promoción y la calidad e imagen del acto; también se debe disponer de estrategias defensivas encaminadas a negar información y proteger los objetivos. Es decir, al igual que las razones para prácticas de información protocolaria previa, pretenden incrementar la precisión de la ejecución del acto y mejorar expectativas. Las razones para la práctica de seguridad, son disponer de un sistema de alerta y salvaguarda contra múltiples amenazas internas y externas, y especialmente contra lo desconocido, lo incierto, lo imprevisto y lo inesperado.
Relación entre Protocolo y Seguridad en un Sistema Integrado de gestión. Entre ambas actividades existe una íntima relación, ya que explotan las mismas fuentes, emplean medios, procedimientos y técnicas semejantes o iguales, y satisfacen necesidades recíprocas. Esto implica que ambas especialidades mantengan estrecho contacto y objetivo, lo que exige dirección única y coordinación entre responsables de especialidad (jefe de protocolo y jefe de seguridad).
- El Protocolo, proporciona a la seguridad noticias obtenidas en el curso de sus trabajos, a la vez que comunica a ésta sus propias necesidades de información y protección.
- La Seguridad, identifica y facilita noticias de interés para protocolo relativas a: localización de fallos diversos, vulnerabilidades y fugas de información, situaciones adversas y emergencias, identificación de grupos y personas potencialmente conflictivas o peligrosas (intrusos, indeseables, gorrones, delincuentes, saboteadores, espías, terroristas, etc.), etc.; y ofrece gestión de los puntos débiles y protección a las personas, actividades y a la información y comunicación que se precisa y se genera, sin perder capacidad de brillantez el evento.
Comentando la Seguridad existente
«Las organizaciones están más preocupadas por tener una buena ‘Estrategia de Imagen’, que una buena ‘Estrategia de Seguridad’ en el desarrollo normal de las actividades y en la solución de problemas»
El protocolo ceremonial y la seguridad. Básicamente en la organización de un acto protocolario o un evento en general, los proyectos ya contemplan de alguna forma, la seguridad en sus aspectos exterior e interior (listados, credenciales, controles, vigilancia, transportes, etc.). Pero suele presentarse insuficiente o diversificando esfuerzos.
En los planteamientos tipo “ad hoc” o “por proyectos” de los eventos, existen varios factores que condicionan la eficacia del sistema de seguridad, y por ende, el protocolo y la comunicación. Destacan: el enfoque orientado a situaciones concretas; la estrategia limitada a la respuesta a incidentes; la carencia de medios, mantenimiento y actualización; y la escasez de personal adecuado para su aplicación.
Los esfuerzos de seguridad, con demasiada facilidad (para reducir costos y medios), se enfocan más en: mitigar un incidente en curso; contratar a escasos especialistas en vigilancia, etc., (sólo para cubrir responsabilidades administrativas); el uso improvisado de ordenes o planes de actuación faltas de visión global; escasos recursos en mantenimiento de sistemas de seguridad que garanticen su aplicación en cualquier momento y bajo las diversas circunstancias; y deficiente investigación e información actualizada del marco del acto. Lo que desfavorece: la alerta, la planificación y el desarrollo informado de las operaciones.
Los esfuerzos protocolarios. Frecuentemente al organizar un acto se compite con empresas de eventos o instituciones de gran relevancia. Se tiende a creer que la ventaja competitiva de éstas últimas radica en la cantidad de recursos que utiliza. Sin embargo, el tamaño no lo es todo, pero sí la planificación y organización. La realidad es que las diversas ceremonias y actos protocolarios bien hechos son aquellos que adoptan modelos formalizados de gestión. La organización de eventos debe de ser versátil, integral, y ágil en la adaptación a nuevas necesidades, riesgos y cambios en el entorno. “El protocolo puede no ser rígido, pero no puede perder contenido”.
La comunicación y la defensa de la imagen. En cuanto a la notoriedad y la plástica de los actos se destinan importantes presupuestos y esfuerzos. Pero se descuida su defensa y son vulnerables a campañas de desprestigio, infundios, bulos y rumores. Para evitar el deterioro de la imagen, no perder la notoriedad conseguida y detener el efecto dominó de un rumor, se debe disponer de una estrategia de marketing, comunicación y relaciones públicas guiada por la inteligencia de seguridad, dispuesta a: minimizar el impacto de una situación crítica o inesperada; proyectar la imagen adecuada; y desafiar el factor ideológico y la faceta propagandística adversa. Las consecuencias de los bulos no contrarrestados son impredecibles y ponen en jaque a personas significativas, organizaciones e instituciones. Ante ello, y para detener el efecto domino, la velocidad y la transparencia en la comunicación es el mejor antídoto.
Integrando la Seguridad
«El intercambio de información y la coordinación en la aplicación de medidas protocolarias y de seguridad son condiciones previas para lograr una adecuada gestión»
El protocolo ceremonial y la seguridad
La “Ley de Equilibrio”. La gestión del protocolo debe dulcificar los problemas y saber combinar las situaciones de forma equilibrada y armónica, y evitar fricciones. Todo acto debe tener una métrica y un equilibrio. El protocolo debe simplificar las cosas, y no crear discrepancias, ni disparidad de criterio.
Todo acto debe de disponer de un protocolo ceremonial que contemple todo el desarrollo del mismo. Desde la planificación hasta la ejecución, teniendo en cuanta todos los aspectos relevantes como los espacios, la seguridad, la interculturalidad, las sinergias de los diferentes equipos actuantes, la reputación y responsabilidad corporativa, y la promoción o difusión del acto o evento.
Todo planeamiento previo debe saber dignificar y medir la importancia de cada acto. Para ello debe contemplar tres componentes básicos: el acto en sí; el desarrollo del acto; y el marco del acto. El desarrollo del protocolo de ceremonial y la seguridad, debe guardar equilibrio y armonía entre el acto, las personas, el lugar y sus circunstancias, y la discreción. En este contexto, la Seguridad coopera con el Protocolo y la Comunicación para poder ofrecer eventos brillantes y seguros.
La Información previa. “Protocolo y seguridad guiado por la investigación y el análisis de inteligencia”. Para conseguir la brillantez y la seguridad que los actuales acontecimientos requieren, e ir en la línea de una gestión integral de actos y ceremoniales y su seguridad, se deben considerar y conocer diversos parámetros y circunstancias, que faciliten el conocimiento anticipatorio, en especial:
- El “saber por qué” de la importancia del acto a realizar.
- El “saber cómo” es la naturaleza y marco del acto. Qué retos y desafíos internos y externos – cómo realizar correctamente el acto – qué corregir – y cómo actuar. Es decir, cuáles son los métodos y técnicas multifuncionales a aplicar, y cuáles son los medios y formas de cómo se producen los fallos y brechas en la seguridad.
La Seguridad en los actos. Es la aplicación operativa del conjunto de cautelas y disciplinas de protección, encaminadas a anular la eficacia de cualquier acto antisocial, garantizar la confidencialidad e integridad de la información, y evitar interrupciones de suministros y procesos. También gestiona el conjunto de técnicas aplicadas a la prevención de los riesgos naturales, tecnológicos e industriales, etc., lo que incluye los riesgos laborales, la calidad, el medioambiente, la prevención de incendios, la actuación ante emergencias, y demás aspectos de seguridad aplicable. Al actuar de forma integrada en los distintos aspectos señalados, no solamente evita riesgos diversos, si no que ofrece capacidad de acción a todos los sistemas implicados en la materialización del acto.
Desde la perspectiva de defensa de la imagen social y detección de incidencias, sabotaje y demás extorsiones y conflictos; el primer objetivo es asegurarse que las capacidades, información e intenciones no se vean perjudicadas por diversos riesgos y fallos. Especialmente previene y actúa contra acciones de sorpresa y engaño, y de prácticas no éticas de competencia desleal, desinformación, descrédito y espionaje.
Desde la perspectiva de prevención y protección, el objetivo es: Prevenir la ocurrencia y las consecuencias de situaciones adversas; y disponer de capacidad de sobreponerse y superar a las circunstancias no favorables, sin perder la efectividad y objetivo del evento. A la práctica comprende: alertar y ofrecer información relevante tendente a detectar vulnerabilidades; salvaguardar los sistemas implicados; mantener el secreto; ejecutar programas de decepción; y ejercer la protección contra daño, desorganización y descubrimiento, y demás perturbaciones tanto externas como internas.
Desde la perspectiva sociocultural de los asistentes y del lugar en donde se desarrolla y acto; los esfuerzos deben ir dirigidos en el conocimiento y el análisis sociocultural, para con ello, saber dignificar y medir la importancia de cada acto. La virtud está en la armonía, evitar fallos de comunicación, conocer los idiomas y costumbres del lugar y de los invitados; así como, saber interpretar los símbolos, rituales y ceremoniales, y tradiciones de donde se desarrolla el acto.
Los nuevos retos y desafíos presentan que, la seguridad, ha de ser versátil e implicarse multifuncionalmente; interviniendo de forma coordinada en todos los campos de cualquier acto protocolario o evento, que puedan presentar una amenaza a la naturaleza del acto. Esto incluye diversas disciplinas de prevención y protección de: las personas, la información y las comunicaciones, la restauración, los recursos, instalaciones e infraestructuras, los transportes y desplazamientos, y los diversos procesos y actividades que lo materializan; así como, la calidad, la seguridad alimentaria y laboral, la autoprotección, y demás funciones y disciplinas de inteligencia y seguridad necesarias.
Mejorando el Desarrollo Operacional
De elementos base consolidados a nuevos retos de protocolo y seguridad inteligente. Nuevos retos y nuevos paradigmas mundiales como: amenaza multidimensional e indistinta, modificación del espacio de acción, ritmo frenético de la información e-tecnologías, la globalización, la enculturación y la manipulación; plantean nuevos factores impulsores de protocolo, comunicación y seguridad perfeccionada. En donde se descubren también, nuevos planteamientos de adaptación, interoperabilidad y e-tecnologías.
Transformación y adaptación operativa. Se precisa evolucionar de una arquitectura y operativa pasiva, a una operativa activa e inteligente. Pasar de unas actividades tradicionales consolidadas referidas a Arquitectura Segura de aplicación de estándares, controles, barreras, etc., y de una Operativa Pasiva basada en disciplinas de protección estáticas sin interacción, a… >unos nuevos retos de protocolo y seguridad interactivos, que englobaría todas las acciones coordinadas y formalizadas de una Operativa Activa y de una Inteligencia Especializada, mediante la cual, el propio sistema, englobaría; tanto, la identificación y seguimiento activo de las señales que provienen del contexto operacional (tanto físicas, virtuales como perceptuales), como la gestión inteligente del evento y de las posibles adversidades.
En definitiva, mejorando el desarrollo operacional, para saber y poder >organizar un todo coherente sistema de trabajo interactivo de: observación y monitorización; respuesta ante una detección; análisis de sucesos; planificación y desarrollo adecuado del evento; superar situaciones adversas; y de aprendizaje y uso del conocimiento<. Y con ello: >ejercer un manejo inteligente y conjunto del protocolo, la comunicación y la seguridad de cualquier evento<.
Jesús Villasante
Analista-Investigador en asuntos de Inteligencia y Seguridad
Comandante. Artillería. (r)
Referencias bibliográficas
- VILLASANTE, JESÚS. Protocolo y Seguridad. Revista: Encuentros Profesionales, Julio 2002
- ACRP apuntes curso: Organización de Actos, Ceremonial y Protocolo, Febrero/marzo 1993
