La práctica de Inteligencia
en el New Management
¿Están las empresas preparadas para que la Información relevante de sus negocios sea retenida y fluya a través de la organización?
¿Disponen de estrategias formalizadas para su Obtención y Gestión?
“La información, es la sangre de la empresa”
Una nueva gestión de organizaciones y la Inteligencia perfeccionada
La gestión de la complejidad y la dinámica de la información
La acción gerencial y el logro de metas y objetivos concretos. Desde la antigüedad, toda gestión de organizaciones y de recursos humanos y físicos, busca la eficiencia, la eficacia y la consecución de metas y objetivos concretos: ser competitivo, posicionamiento, fin social, dinero, etc.
En el actual entorno geoeconómico desafiante, la gestión de la complejidad en organizaciones y personas, debe construirse, no solamente: sobre la base de planes, programas y controles, y acumular información; sino también, con la integración de saberes técnicos y el desarrollo del conocimiento, y poner toda la información útil a disposición de quien la necesite. La preparación toma la delantera a la ejecución, es esencial estar informado y prever.
La nueva forma gerencial está basada; más en compartir el conocimiento digital informado o adquirido, y en la coordinación de los esfuerzos de las personas mediante el uso de los recursos disponibles, que en la coordinación burocrática del uso de los recursos disponibles mediante el esfuerzo de las personas. En la que los recursos, ceden su primacía en beneficio de la información y las comunicaciones (flujos de información rápidos).
El Management como creación de valor. “La creación de valor, es el principio que estimula al Management moderno y es su principal responsabilidad” (Magretta J. 2003). La cadena de valor, se manifiesta en la mejora de la secuencia de actividades y en los flujos de información rápidos; tanto en las actividades primarias (logística de entrada y salida, operaciones, marketing, ventas y servicios), como en las actividades de apoyo (infraestructuras, administración de recursos humanos, desarrollo tecnológico, desarrollo del conocimiento, abastecimiento, seguridad…).
La Inteligencia, una condición para el desarrollo de las organizaciones
La Inteligencia como efectividad del Management. La inteligencia en el marco del staff empresarial podríamos describirla como: La función primaria que proporciona los escenarios posibles que afectan al cumplimiento de la misión propia. Una disciplina dentro del new Management. Una práctica de excelencia organizacional y administrativa. Un instrumento necesario de alerta temprana, de identificación y análisis de vulnerabilidades y oportunidades, de conocimiento enriquecido, y de respuestas adecuadas para el logro de objetivos determinados.
Necesidad de conocimiento detallado de la situación. Para hacer frente al actual entorno desafiante y revalorizar sus activos, las organizaciones empresariales, deben plantearse diversas cuestiones referidas a su capacidad de alerta, promoción y protección de sus intereses económicos y de continuidad de negocio, que precisan respuesta adecuada. Necesitan conocer y describir todos aquellos factores, actores y relaciones de interés y demás variables situacionales, que permitan encarar la incertidumbre, ejercer la gestión necesaria para la eficiencia presupuestaria, y dar guía a las acciones y la culminación de los conflictos.
Necesidad de análisis e investigación constante. Las ventajas competitivas y de seguridad son siempre temporales, y se requiere una adaptación continua y veloz. Las necesidades de información también son cambiantes, como consecuencia de las variaciones de la situación o de una nueva programación, cuando aparece un hecho nuevo, o cuando el existente se modifica; es conveniente considerarlo desde otro punto de vista.
La exploración constante del entorno operacional, el razonamiento e interpretación adecuada de la diversa información circulante, la capacidad de síntesis y la evaluación de programas, facilita no solamente, generar fuente de conocimiento especializado y la mejora continua de la calidad de información, sino también, la valoración del impacto y la redefinición de nuevos proyectos o en curso.
Necesidad de Asistencia Informativa, dinámica y continua. Disponer de capacidad de desarrollo del conocimiento especializado y de un sistema funcional de inteligencia estratégica y de especialidades, (basado tanto en el análisis de las lecciones aprendidas como en la búsqueda contante de información útil y en la selección y síntesis de la misma), ayuda a empresas, a trazar el mejor camino para gestionar cualquier hecho planteado.
Para abordar el problema, y planear las medidas más idóneas a la situación y a las posibilidades, se debe aplicar un método riguroso de investigación, análisis y diagnóstico que permita la identificación y comprensión del estado de las cosas. Así como, la realización de estudios e informes que sinteticen y sitúen el caso en su contexto dado y, conviertan señales en información operativa “a medida” y faciliten su “disponibilidad universal”, para trabajar y establecer contacto inmediato.
“Toda inteligencia es conocimiento,
pero no todo conocimiento es inteligencia”
Management empresarial y de seguridad basado en la Inteligencia perfeccionada. Hipótesis y líneas de acción
Planteamientos estratégicos
Énfasis en la importancia de la capacidad de Inteligencia en la promoción y protección de intereses empresariales. (Dualidad e interoperabilidad). La primera línea defensiva a una posible amenaza a la continuidad y seguridad de negocio; y de oportunidad y mejora competitiva, es: la información previa y el conocimiento anticipatorio. En este sentido, el desarrollo del Management debe basarse en la práctica de inteligencia integrada en toda la estructura y actividad empresarial. Para lo cual, debe disponer de recursos y capacidad de actuación, especialmente, en el ámbito de la gestión de necesidades de inteligencia y la obtención de información, tanto estratégica empresarial como especializada de cada área de negocio o territorial.
Finalidad de la función Inteligencia. La inteligencia es tanto: una herramienta que produce conocimiento especializado, como una actividad organizada y sistemática, como un servicio, que puede ahorrar parte del tiempo cronológico y errores innecesarios.
De forma genérica, su finalidad es: prever de Conocimiento útil, resultante del procesamiento de toda información obtenida relativa a objetivos determinados; facilitar la Seguridad y la libertad de acción necesaria para el desarrollo de las actividades, y materializada a través de investigaciones y protecciones de contrainteligencia; así como, de Apoyo especializado de asesoramiento técnico, contraespionaje y contramedidas.
La inteligencia en su aspecto dinámico es reflexión y acción especializada. Su espectro abarca de forma holística e integradora: a) el análisis, la reflexión y la prospectiva, interpretando múltiples datos, descifrando los problemas, estableciendo relaciones, obteniendo conclusiones y pronosticando tendencias; b) la acción especializada, dirigida a la obtención de información exacta y reciente, y al empleo de medios de alta tecnología y procedimientos operativos muy específicos y especializados.
Conformar la práctica de Inteligencia en la organización
La inteligencia proporciona asesoramiento informado, que permite a los directivos realizar su actividad gerencial con menor margen de error, reduciendo las incertidumbres iniciales, y optimizando el proceso de gestión y negocio.
Adaptación técnica y operativa basada en la búsqueda constante de la información y el análisis.
Inteligencia y su gestión. Para una adecuada gestión, es preciso identificar lo que la organización sabe, lo que necesita saber y cómo saberlo. Para ello, es preciso, desarrollar una estrategia: “saber qué se quiere hacer, y qué se necesita”, y después, disponer de los recursos para desarrollar el esfuerzo de búsqueda de información y de las herramientas para analizar el comportamiento y las expectativas.
Estructura lógica de Inteligencia. Las empresas pueden optar por contratar servicios externos de inteligencia y externalizar la realización de informes, o crear su propio gabinete de análisis e investigación. En el caso de optar por la implementación de una estructura organizativa de inteligencia propia, ésta debe fundamentarse en el objetivo de la efectividad gerencial, y converger en una misma área: todos los activos (personas, información y tecnologías) y actividades relacionadas con la gestión de las necesidades de inteligencia y la obtención de información especializada.
Entre los elementos o áreas funcionales básicas, que deben comprender una estructura, destacan: > a) Planeamiento, dirección y control, constituido por la actividad de asesoramiento, planeamiento y conducción de las operaciones de inteligencia; > b) Ejecución, que debe llevar a término la Obtención de información, y el Análisis e Investigación de la misma; y, > c) la Comunicación informada, a través de un sistema de información capaz de enlazar de forma rápida y segura, toda la estructura empresarial de inteligencia y seguridad.
Una primera medida de inteligencia organizativa, es la implementación y adecuación de una “unidad” de inteligencia permanente a nivel gerencial, que pueda desarrollar una actividad de tipología analítica e informativa. Básicamente, desarrollar investigación e inteligencia general y especializada que alerte de riesgos y oportunidades e identifique las causas que los producen; así como, generar estudios y asesoramiento especializado, e información operativa para la acción.
Necesidad de disponer de capacidades persistentes futuras de inteligencia. El nivel de ambición de inteligencia que se precisa, varía en cada organización. De forma general, debe concretarse en las capacidades por escenarios y amenazas, y las tecnologías para proporcionar valor a la inteligencia, y, por ende, al Management empresarial y de seguridad. En cuanto al énfasis en la importancia y la eficacia, destacan dos áreas de capacidad más persistentes: Investigación e Inteligencia.
La Investigación e Inteligencia, se materializaría desarrollando otras capacidades y objetivos de capacidad. Comenzando por disponer de capacidad de Vigilancia estratégica y de Observatorio digital, para detectar, identificar y realizar el seguimiento de objetivos de interés en el entorno en red. Siguiendo por la capacidad de Obtención de información e Investigación mediante la búsqueda y recopilación de información, y de su confirmación sobre el terreno. Pasando por la Elaboración de inteligencia que proporcione, a los diferentes órganos a nivel estratégico y operativo, una imagen completa de la situación; tanto para cuestiones que requieran atención inmediata (current intelligence), como importantes para más a largo plazo (long term intelligence). Y completando el énfasis, con la capacidad en Contrainteligencia y Contraespionaje, entendida como aquella encargada de impedir que se obtenga información sobre intereses propios, e identificar y contrarrestar la injerencia y la eficacia informativa desleal del opuesto; a base, de investigaciones de contrainteligencia, contraespionaje en red y de proximidad, contrainformación y contramedidas técnicas.
Actividad informativa y preaviso en toda dimensión. Estar informado para actuar.
La utilidad informativa en los diferentes ámbitos. La dimensión inteligencia en asuntos de gobernanza y seguridad, se basa en un esfuerzo continuado y no solo como respuesta a necesidades ocasionales. Debe prestar apoyo analítico e informativo, tanto a nivel gerencial, departamental y territorial, especialmente, a tres actividades diferenciadas e interrelacionadas: el Planeamiento y desarrollo de estrategias; la Detección y seguimiento de crisis emergentes y posibles injerencias; y, la Conducción y control de actividades y operaciones.
Planear y desarrollar la actividad informativa/inteligencia, previa a la acción. ¿Qué es posible hacer en un contexto dado, Cuándo y Cómo? De forma simplificada la preparación de Inteligencia previa a la acción, deberá cubrir la necesidad informativa y preaviso de “quién necesite saber”, y con ello, la adaptación del planeamiento a situaciones cambiantes.
Entre las necesidades de información para inteligencia, que más precisan resolución destacan: > a) necesidades de información Internas, del ecosistema empresarial, que cubren aspectos propios relativos a capacidades, debilidades, disponibilidades, moral, etc.; > b) necesidades de información Externas, de los ecosistemas competitivo y social, referidas al entorno empresarial tales como riesgos y oportunidades, y a los desafíos geoeconómicos, tecnológicos, sociales, políticos, ecológicos, etc.; y, > c) necesidades de información de Oportunidad, referidas a variables y acontecimientos inesperados, como indicios de posibles nuevas amenazas, u oportunidades imprevistas de éxito.
Los estudios de Necesidades de Inteligencia, deben de ser el resultado de la identificación de aquellas carencias determinadas de información especializada sobre un asunto o varios, del contexto operacional del Management empresarial y de seguridad.
Disponer de un Sistema funcional de Inteligencia integrado
La función tradicional, de un Sistema de Inteligencia ha sido desde los tiempos, la detección de amenazas y oportunidades, y el conocimiento de los planes e intenciones de los oponentes.
Un todo coherente Sistema de Sistemas
Suprasistema y subsistemas. Interacción y “disponibilidad universal”. Se trata de integrar y compatibilidad el esfuerzo de inteligencia con otros planes y sistemas aplicables, y la interacción e interoperabilidad con los procesos y actividades gerenciales y operativas. Interactuar y articular un Sistema Funcional de Inteligencia Integrado que dé respuesta a las necesidades prioritarias de inteligencia empresariales y de seguridad, y facilite la comunicación e información útil con los agentes del sistema y con las operaciones en curso.
El desarrollo de dicho Sistema de Inteligencia Conjunto, comprendería de forma básica, un Suprasistema corporativo y gerencial, y los necesarios Subsistemas departamentales y territoriales. La práctica operativa, en los mismos, se llevaría a efecto a través de: sistemas de actividad humana (investigadores, analistas, operadores…); sistemas de información (fuentes de información, redes, información sensible, base de datos, gestión del conocimiento…); sistema TIC (e-tecnologías…); y el sistema documental (políticas, planes, procedimientos…).
Recursos especializados. La operatividad general del “sistema”, se focalizaría en una “unidad de inteligencia” y la correspondiente estructura lógica; dirigida por un “manager de inteligencia” o responsable técnico de servicios de inteligencia. Su gestión se materializaría, en el correspondiente personal cualificado (gerentes y técnicos de especialidades, investigadores, analistas, operadores de sistemas…); y, en las metodologías y e-tecnologías avanzadas necesarias para una inteligencia de precisión, basadas en la búsqueda y análisis de la información, tanto en el espectro físico como digital.
Procedimiento de Gestión del Sistema de Inteligencia en una organización. (Qué proceso – Quién responsable). Disponer de un procedimiento formalizado de gestión del esfuerzo inteligencia, que pueda llevarse a cabo en los diferentes niveles organizativos y del entorno profesional, facilita la calidad, efectividad e interoperabilidad del sistema de inteligencia corporativo, y de los correspondientes subsistemas departamentales y territoriales. ¿Qué proceso y Cómo se realiza este proceso? y, sobre todo: ¿Quién lo hace?
Inteligencia conjunta e Inteligencias departamentales y territoriales.
Inteligencia estratégica y operacional. Corporativa y gerencial. Suprasistema conjunto. La inteligencia que se precisa en el Management estratégico se enmarca en el conocimiento variable de la amenaza y la oportunidad, del entorno de negocio. Inteligencia que permita, tanto la prevención de cualquier eventualidad que entorpezca o dañe el normal funcionamiento de la organización, como obtener una adecuada información que tenga utilidad en la implementación de medidas y contramedidas económicas y de seguridad.
El esfuerzo de inteligencia en este nivel organizacional, se encuentra al servicio de la seguridad y desarrollo de las organizaciones, para el logro de sus objetivos. Comprende el conjunto de actividades encaminadas a satisfacer las necesidades de conocimiento estratégico y operacional. Se enmarca, preferentemente, en facilitar la efectividad administrativa y de gestión del riesgo; y encaminada en negar información, y detectar, proteger y contrarrestar amenazas contra los intereses propios. Así como, en facilitar el aprovechamiento de oportunidades; y encaminada en conocer el escenario, sus actores y sus posibilidades, para mejor promover y proteger los intereses propios.
Inteligencia de especialidades. Departamental y territorial. Subsistema por área de negocio. No es una inteligencia aislada, sino que está completamente integrada dentro del “sistema de inteligencia”. Se trata de conseguir una inteligencia específica de cada área de negocio dependiendo de la finalidad a la que está orientada (comercial, financiera, marketing, producción, logística, seguridad, etc.), que proporcione el conocimiento de las singularidades y diversidad de actores en el campo de actividad, o geográfica. Se materializa en la recopilación y el análisis de informaciones de carácter táctico y técnico relativos a aspectos específicos asociados a la especialidad departamental, y al ámbito competencial y situacional.
Consideraciones finales
El Management empresarial y de seguridad, y la Inteligencia adecuada
La efectividad del New Management debe estar orientada por el Conocimiento, la Investigación, la Inteligencia y la “Disponibilidad universal” de la información operativa.
Orientaciones para la práctica de la Inteligencia. Destacan los planteamientos básicos y las competencias operacionales, siguientes:
Planteamientos básicos:
- Definir el nivel de ambición de inteligencia y de las capacidades persistentes futuras que se precisan, y su materialización.
- Conformar la función inteligencia estratégica y de especialidades, en el ámbito empresarial.
- Adecuar la práctica de inteligencia, en los diferentes niveles de negocio, a necesidades y riesgos.
Competencias operacionales:
- Enfoque colaborativo para vincular de forma natural negocio, inteligencia y seguridad.
- Integración y compatibilidad de políticas, planes y procedimientos.
- Adaptación operativa y tecnológica dirigida a la búsqueda constante de la información perfeccionada.
- Planear y desarrollar la actividad informativa para cubrir las necesidades de inteligencia. Orientación del esfuerzo de búsqueda.
- Satisfacer las necesidades de conocimiento especializado y lecciones aprendidas.
- Gestionar las necesidades de inteligencia y de obtención de información gerencial, departamental y de seguridad, y generar y desarrollar inteligencia operativa.
- Contribuir al conocimiento continuo y coordinado, para mantener la seguridad y la promoción de los intereses empresariales.
- Facilitar la “disponibilidad universal” de la información operativa para la acción.
- Aplicar el proceso conceptual de inteligencia (ciclo de inteligencia), como modelo lógico de trabajo en todos los proyectos y actividades.
- Canalizar las necesidades operativas e informativas, el intercambio de información sensible y la comunicación, entre las redes de inteligencia colaborativas.
“Disponer de Inteligencia adecuada y oportuna, en las organizaciones y sus actividades, constituye una poderosa garantía de buena Gestión organizacional y de su Seguridad. Eficiencia ésta, que el cliente y la misma sociedad va a percibir como positivas”.
Información relacionada:
“Razones para prácticas de Inteligencia económica en las empresas”, ver artículo: “Inteligencia económica, ventaja de guerra económica”, 7 abril, 2017
“Adaptación digital y operativa”, ver artículo: “La Inteligencia que necesitamos, un pie en la tierra y otro en la nube”, 21 agosto, 2017
“Sistema de Sistemas accionable”, ver artículo: “Inteligencia, Comunicaciones y Seguridad”, 4 septiembre, 2017
“Organización del Contraespionaje en las organizaciones”, ver artículo: “Motivo de Contraespionaje”, 6 febrero, 2017
“Análisis de la Información empresarial”, ver artículo: “El Análisis de Información Documental”, 24 mayo, 2017
“Cómo asegurar los secretos y la información crítica empresarial”, ver artículo: “Secretos y su Protección”, 20 febrero, 2017
“La Inteligencia en el proceso de conducción de crisis”, ver artículo: “Inteligencia Operacional para Gestión de Desastres”, 21 septiembre, 2017
Jesús Villasante
Analista-Investigador en asuntos de Inteligencia y Seguridad
Comandante. Artillería. (Rs)
