Fundamentos para los sistemas de gestión de emergencias, I.

Estimados lectores, en el siguiente texto, procederemos a exponer de manera sintética y estructurada, cuáles son los fundamentos esenciales para que cualquier sistema de gestión de emergencias pueda funcionar de manera organizada, segura, eficaz y eficiente, tanto en los simulacros, como ante la necesaria adaptación frente a siniestros de mayor o menor envergadura.

Antes de proseguir con la exposición de los fundamentos, consideramos oportuno hacer una breve reflexión, ante la necesidad actual que requiere la protección total de una infraestructura, industria, municipio, etc…; los cuales deben intentar armonizar no solo a nivel documental, sino también operativo, los diferentes planes que afectan tanto a nivel “safety” como “security”, debiéndose favorecer una política destinada a una factible integración de planes en los que la seguridad física y lógica, también, sean parte contemplada durante la gestión en caso de contingencia.

Retomando la temática principal del texto, existe numerosa bibliografía que expone determinados métodos, técnicas y procedimientos, para poder acometer con éxito la resolución de este tipo de fatalidades. Todos ellos contienen una serie de parámetros comunes que son considerados fundamentos esenciales; en base al estudio pormenorizado y análisis de la experiencia, junto al tratamiento estadístico de la casuística acaecida (de este último parámetro se extrae la importancia de documentar todas las acciones llevadas a cabo durante cualquier actuación).

Destacar que, desde diciembre de 2013, disponemos de una norma española transpuesta de la organización ISO (ISO 22320:2011), con codificación específica UNE-ISO 22320, cuyo título es “Protección y seguridad de los ciudadanos. Gestión de emergencias. Requisitos para la respuesta a incidentes.”. Dicha norma comienza a establecer cuatro pilares importantes: unificación de la terminología a emplear, requisitos para el mando y control, requisitos para la información operacional, así como las exigencias para la cooperación y coordinación.

La resolución de contingencias, de mayor o menor calado, pasa sin duda por el hecho de tener pronosticadas las potenciales respuestas, frente a los riesgos evaluados previamente. Debemos recordar que no existe mejor resolución de una emergencia, que la que se encuentra prevista y entrenada en todos sus aspectos (aunque aglutinar todos los posibles factores, puede resultar utópico). A continuación, procedemos a exponer los pilares fundamentales sobre los que debe cimentarse cualquier sistema de gestión de emergencias y que resultan de carácter indispensable, independientemente de la dimensión, tamaño o cariz que tome la misma.

– Unificación y empleo de terminología común.

             Todos los miembros que intervienen en el sistema de gestión, deben emplear una terminología inequívoca y común para todos, que ayude a definir:

  • Las funciones organizativas.
  • Las instalaciones a constituir frente a la contingencia (área de recepción de medios, zona de avituallamiento, puesto de mando avanzado, etc…).
  • Descripción específica de los recursos disponibles propios y externos.
  • Denominación de los cargos y funciones que ocuparán los mandos durante la intervención.

Debemos tener en cuenta, que la activación de un sistema de emergencia, lleva implícita la posibilidad de activar recursos externos, que acudirán en auxilio frente a la contingencia sobrevenida, obligándonos a establecer una necesaria coordinación que pasa, inicialmente, por hablar el mismo lenguaje técnico, el cual no debe ser codificado ni dificultoso en su comprensión.

Las nuevas tecnologías digitales, respecto a la comunicación, son suficientemente potentes para realizar tareas de encriptación, interconexión y cifrado de los mensajes en cuanto a las comunicaciones, para evitar ser interceptados por terceros; por lo que el empleo de códigos en los mensajes, sobre todo vía radio, no induzcan a dificultar la transmisión de la información.

La comunicación debe ser ejecutada mediante un lenguaje simple y con contenidos claros. Como ya mencionábamos anteriormente el empleo de códigos de radio u otros específicos inherentes a la instalación, al igual que el uso de jergas técnicas; conllevan un detrimento en la transmisión y comprensión de los mensajes.

– Comunicaciones integradas.

Los planes de emergencia, deben contemplar, ineludiblemente, varios canales de comunicación para poder soportar la gestión de la contingencia sobrevenida, diseñando un plan de comunicaciones eficaz y eficiente, que asegure no solo la interoperabilidad con los recursos propios, sino la interconexión que se precise con los externos que puedan incorporarse a la operación. Así mismo, en caso de caída de un sistema de comunicaciones, debe existir la posibilidad de ser sustituido por otro que sea igualmente operativo para el cometido a desempeñar, duplicando dicho servicio y por tanto, la seguridad durante la gestión.

Para ello, el plan de comunicaciones, establecerá qué tipo de equipos serán empleados, además de los procedimientos a seguir en cuanto al establecimiento de redes y mallas, para sectorizar las comunicaciones por tareas u otro tipo de clasificación idónea.

La utilización de la telefonía móvil a día de hoy, como recurso único frente a la gestión de una emergencia, puede ser contraproducente, debido entre otros aspectos a:

– La saturación de repetidores.

– La destrucción de repetidores.

– Zonas de sombra con falta de cobertura.

– Zonas de especial riesgo como lugares considerados ATEX.

– Imposibilidad de comunicación directa entre terminales, sin pasar por el repetidor.

– Incapacidad para gestionar mallas o redes de comunicación sectorizadas.

 

– Organización modular.

El pre-establecimiento de grupos de trabajo o tareas, con funciones determinadas, dentro del sistema de emergencias, va a permitir inicialmente establecer una organización.

Toda emergencia, en sí, es un sistema tendente hacia una situación caótica por antonomasia, la cual debe atajarse para ser devuelta a la situación de normalidad, cuanto antes.

Corresponde aquí repetir, que “la mejor intervención es aquella que se encuentra prevista y entrenada”, sobre todo cuando pueden interactuar diversos colectivos, medios o miembros. Por ello, sin duda, una adecuada valoración de los riesgos, tanto de manera cualitativa como cuantitativa, basada en un proceso de carácter científico-técnico es indispensable e ineludible para el éxito.

De este último párrafo se extrae otras de las importantes funciones de la organización modular. Tras la identificación de riesgos y la pertinente pre-identificación de los diferentes grupos de trabajo o tareas, que fueran necesarios para acometer la contingencia; se generarían las medidas de protecciones colectivas e individuales para la totalidad de los miembros que intervinieran, ante los diversos escenarios.

Otra de las necesidades imperantes a acometer, frente a una emergencia, es la continua viabilidad de adaptación a los acontecimientos sobrevenidos. La organización modular, debe permitir el hecho de expandirse o contraerse, según las necesidades de control que vaya exigiendo el tamaño y la complejidad del incidente.

Sin lugar a dudas, los objetivos planteados durante las labores de planificación, determinarán el tamaño organizativo. Deberían solo emplearse los grupos y funciones precisos para la emergencia, favoreciéndose así el principio de eficiencia.

Cada elemento modular, de la organización, debe tener una única persona responsable a cargo, ineludiblemente.

Actualmente, respecto a dicha organización modular, y ante la necesaria inmediatez en la toma de algunas decisiones frente hechos imprevistos durante el desarrollo de las emergencias; se está optando por cualificar, de manera más substancial, a los responsables de cada equipo y grupo de tarea, fomentándose un cierto grado de independencia en la gestión de sus recursos, siendo dichas acciones, retroalimentadas a los niveles superiores para un mantenimiento del control situacional y coordinación de esfuerzos entre las diferentes fuerzas de trabajo; siguiendo los lineamientos establecidos en la estrategia y el plan de acción. Este hecho podríamos resumirlo en una bajada del nivel de toma de decisiones, a equipos multidisciplinares, con responsabilidad directa y capacidad de obrar, frente a posibles eventualidades, superando, en momentos puntuales, el encorsetamiento al que pueden verse expuestos por el plan de acción definido, a nivel estratégico, antes de que este pueda evolucionar.

La estructura modular de un sistema de gestión de emergencias, varía, respecto a una convencional, en dos cuestiones esenciales:

  • En multitud de ocasiones no existe correlación con la estructura administrativa de cualquier empresa o institución. La característica prevalente de este tipo de organización, de carácter excepcional, ayuda a evitar confusión sobre los diferentes títulos de puestos y estructuras organizativas. Sin duda, se precisa formación y prácticas previas, en el puesto a desempeñar, para poder ser una persona competente (con conocimiento y habilidades precisas) en el cargo a ejecutar.
  • La persona destinada a asumir cualquier función, dentro del sistema, debe recibir una formación teórico-práctica antes de llevar a cabo sus actividades, añadiéndose, de manera obligatoria un proceso de implementación, el cual, conllevará implícito una inversión en elementos tecnológicos, EPIs, herramientas, etc…

 

– Manejo de la emergencia por objetivos, temporalizados.

En cuanto a dicho pilar fundamental, inicialmente debemos identificar los tres niveles que funcionarán de manera coordinada durante dicha situación. El nivel estratégico, donde se encuentra la dirección frente al suceso, el nivel operacional conformado por los responsables o mandos intermedios y por último, el nivel táctico en donde se ubica el personal interviniente (Sainz de la Peña, 2012).

Dichos niveles deben ser interoperables entre sí, es decir, les incumbe conocer los diferentes subniveles así como su grado de formación frente a los peligros identificados, qué entrenamiento han ejecutado ante los más probables e improbables, para poder predecir cómo pueden acometer la intervención sobrevenida. Niveles inferiores también deben estar al corriente del resto de la estructura organizativa, así como sus potenciales funciones, para una correcta integración.

La formación y el entrenamiento son indispensables para un desarrollo seguro, organizado, eficaz y eficiente de los grupos de trabajo; tanto es así, que una intervención no cimentada sobre dichas labores previas, se encuentra avocada al fracaso.

El conocimiento de cada miembro en su nivel de las tareas a ejecutar, siendo una persona competente (con la habilidad y destreza adecuada a la demanda de la tarea que tendrá que cumplir), así como, saber que espera su responsable inmediatamente superior, del desarrollo de su trabajo; predispone a la organización para una intervención coordinada.

El nivel estratégico desarrollará, siguiendo los preceptos generales definidos en sus planes frente a la emergencia; una estrategia global para llegar al objetivo concluyente de restablecer la normalidad. Dicha estrategia, que se prolongará en el tiempo, precisa para ser acometida, el dividirse en objetivos claros, concisos y sujetos a una temporalidad, que deberán ser alcanzados por los niveles operacional y táctico.

Los objetivos deben ser claros y transmitidos a toda la organización del sistema, tras finalizar el proceso de planificación ante la contingencia. Cada nivel recibirá la información que precise, a través de la cadena de mando predefinida.

La definición inicial de la temporalidad, en cuanto a los objetivos, así como de la estrategia, resulta imprescindible, ya que se requiere una evaluación periódica y sistematizada durante la intervención, para verificar el cumplimiento de los mismos y poder valorar consecuentemente, si la planificación adoptada está siendo óptima, ejecutándose el seguimiento necesario.

En algunos siniestros y dada la infinidad de posibles factores que pueden influir sobre el mismo, tras verificar la inconveniencia de la estrategia inicial y sus objetivos marcados, se generan estrategias alternativas, para solventar la contingencia, siendo “aproximaciones sucesivas lógicas” hacia la meta final establecida; buscando el restablecimiento de la normalidad.

Acometer una situación caótica de emergencia, exige al sistema la característica de ser lo suficientemente flexible para adaptarse al constante y variable devenir de la misma; o incluso para corregir derivaciones anómalas sobrevenidas por deducciones incorrectas.

Para poder establecer los objetivos y llevarlos a cabo, es preciso:

  • Evaluar la situación de emergencia y su potencial alcance; incluso en el ámbito prospectivo, previendo acontecimientos.
  • Conocer los “procedimientos operativos o protocolos”, así como las capacidades y recursos disponibles.
  • Definición de la estrategia para llevarla a cabo.
  • Establecer claramente los objetivos de la estrategia y su temporalidad.
  • Proporcionar el periodo temporal para el seguimiento necesario de la evolución de los objetivos.
  • Ejecutar una gestión operacional hacia los objetivos predefinidos, para la consecución práctica de la estrategia.

Debemos hacer un especial hincapié, en el “Business Continuity Plan” o el modelo de Plan de Continuidad del Negocio; en donde no podemos olvidar la correlación e integración del mismo durante el desarrollo y manejo de la emergencia, tratando de concurrir en una simbiosis que proteja la producción y el mantenimiento de los procesos funcionales básicos. Ni que decir tiene la suma importancia de dicha actividad en el caso de las infraestructuras críticas, en pro del mantenimiento de los servicios esenciales que deben facilitar. La interconexión de este plan con el desarrollo de la gestión de la emergencia, a nivel estratégico, y su ejecución a nivel operacional y táctico, ha de ser contemplado en el plan de acción; para realizarlos de manera protocolizada, ya que previamente, ha de haberse pensado y entrenado en la combinación de estas actividades.

Así mismo el diseño de los planes de emergencia, ya no solo deben ocuparse de incidentes específicos que puedan sobrevenir por acciones del mundo real, añadiéndose  de igual forma el virtual, contemplándose modelos de seguridad integral, que no solo denoten la importancia de la seguridad física, sino también de la lógica, en cuanto a posibles acciones disruptivas tales como sabotajes, intrusiones a los sistemas informatizados, etc… que puedan hacer proclive la activación de dichos planes de seguridad, que deben encontrarse interrelacionados.

 

David Rodríguez Carrasco