Fundamentos para los sistemas de gestión de emergencias, y II.

Segunda y última parte de

Fundamentos para los sistemas de gestión de emergencia.

– Dependencia de un plan de acción frente a la emergencia.

Toda estrategia, se desarrolla según los parámetros generales establecidos en los planes previos de emergencias. Estas precisan ser transpuestas, durante la fase de gestión, a un plan de acción, que definirá como poderse materializar.

Cada incidente generará un plan de acción, que como mínimo detallará y se preguntará:

  • Tipo de estrategia para llevar a cabo: defensiva, ofensiva o de transición (entre las dos anteriores).
    • ¿Quién es el responsable de generar el plan de acción?
    • ¿Cuál es el objetivo final de la emergencia y que temporalidad se estima para su vuelta a la normalidad?
  • Previsión de la evolución (ámbito prospectivo).
    • ¿Precisaré auxilio ahora o en un futuro?
  • La situación y los objetivos iniciales para controlar el incidente, junto con su temporalidad.
    • ¿Con qué medios materiales y humanos cuento?
    • ¿En cuántos objetivos debo fraccionar el plan para hacer efectivo y eficiente su conclusión?
    • ¿Cuál es el procedimiento en caso de que alguien resulte herido?
  • Transmisión operacional para la consecución de los objetivos.
    • ¿Qué canal empleamos para la comunicación de los objetivos definidos previamente?

Los planes de acción pueden ser orales o escritos, exceptuando el caso de incidentes complejos o con sustancias peligrosas involucradas, que exigirían imperativamente ser escritos.

Es muy importante describir la necesidad de documentar las acciones llevadas a cabo, aunque sean de poca envergadura, por las siguientes razones:

  • Verificación de las acciones encomendadas, para así poder constatar su estado evolutivo.
  • Identificación específica de responsabilidades.
  • Información para la transferencia del mando de la emergencia.
  • Debriefing posterior a la emergencia, en donde se determina con exactitud, lo transmitido a través de la cadena de mando y lo que potencialmente se pudo ejecutar; posibilitando la identificación de errores.
  • Recopilación de casuística y datos estadísticos para su tratamiento (contar con modelos documentales que posean campos a cumplimentar, es una herramienta altamente eficaz en dichos casos, no obviándose información de carácter relevante).

Al finalizar incidentes de pequeña envergadura siempre deberá documentarse lo ocurrido, aunque inicialmente, debido a la inmediatez, no se transcriba la idea general de la intervención.

Las acciones de documentación, pueden ser soportadas por diferentes medios, tales como: fotografías, videos, audios y escritos.

– Cadena de mando.

La cadena de mando es una línea ordenada de autoridad, para la transferencia de órdenes e información, dentro de los rangos de la organización, en el desarrollo de actividades frente a emergencias, que debe ser reconocible por todo el personal interviniente. Dicha cadena no tiene porque coincidir con la estructura normal organizativa de la empresa o institución, ya que, como mencionábamos con anterioridad, cada puesto de responsabilidad dentro de la cadena de mando, para solventar la emergencia, al igual que en la vida cotidiana, precisa de una competencia específica.

– Unidad de mando.

El principio de “unidad de mando” hace referencia a dos conceptos de suma importancia, que definen el término:

  • Cada miembro de la emergencia, solo recibe asignaciones de tareas u órdenes, por parte de un único supervisor.
  • El personal siempre informa a un solo responsable.

– Mando unificado.

Durante una emergencia, cuando interactúan dos o más organizaciones, ya sean de carácter privado o público; una de ellas, con la figura de un responsable y según el marco vigente legal, asumirá la responsabilidad de la dirección de todo el proceso, coadyuvado por las organizaciones restantes, las cuales pondrán a su disposición sus recursos y organización estructural.

Ante tal situación, se confiere un mando unificado por un responsable común a todos ellos, que asumirá la responsabilidad y coordinará la totalidad de las acciones que deben llevarse a cabo, pudiendo mantener estrategias que se estaban llevando a efecto o incluso generando otras nuevas, en caso de malfuncionamiento u optimización de la anterior.

Este mando unificado, permite:

  • Tomar decisiones conjuntas, optimizando recursos y aprovechando know-how de las organizaciones intervinientes.
  • Establecer una estructura jerárquica organizativa manteniendo el principio de unidad de mando.
  • Que todas las organizaciones desarrollen sus tareas bajo un mismo prisma estratégico y por tanto, con un plan de acción coordinado, combinando objetivos de manera sistematizada para el regreso a la normalidad.

– Alcance de control manejable.

Dicho fundamento hace referencia a la capacidad de gestión directa de un individuo, frente a los recursos humanos de los que dispone; por tanto, nos indica el límite que un mando o responsable es capaz de gestionar, de manera efectiva, durante una situación de emergencia.

El alcance de control de un individuo ante una situación normal, suele encontrarse entorno a 7 personas. Ante situaciones en caso de emergencias el número se reduce a 5 o incluso 4.

Este factor es clave a la hora de una gestión segura, coordinada, eficaz y eficiente. Si este valor se ve superado, a nivel organizativo es preciso generar un nuevo equipo, o reestructurar el grupo para no perder el alcance; acudiendo de nuevo a otro principio ya comentado como es el de la organización modular.

Otros factores que influirán sobre el alcance de control son:

  • La tipología de la emergencia.
  • La naturaleza de la tarea a desempeñar, así como su grado de dificultad competencial.
  • Los peligros y factores de seguridad, colectiva e individual, inherentes a la operación.
  • La distancia física entre el personal y los recursos que se precisen.

– Obtención de información y generación de inteligencia.

La obtención de información (o datos brutos sin tratar) por parte de los recursos tácticos y la transmisión de los mismos a lo largo de la cadena de mando; resultan estériles si no acaban siendo tratados por personal especializado de la organización que gestiona la emergencia. Así mismo el personal de operaciones (niveles operacional y táctico) debe saber, mediante formularios específicos, que datos son los importantes y precisos a la hora de ser recopilados (dependiendo de los diferentes peligros y riesgos); aunque también pueden ser demandados por sus superiores, frente a una determinada necesidad.

En ocasiones y ante la pequeña envergadura de la contingencia, serán los propios mandos operacionales, los que generen esta inteligencia para el nivel estratégico, tras conocer la información facilitada en el campo de trabajo por el personal táctico.

Ya en otra índole, frente a teatros complejos o complicados, que precisen de conocimiento altamente cualificado para poder realizar análisis prospectivos más específicos, podrá generarse un equipo o incluso un grupo de trabajo, para poder desarrollar dicha información tratada. Sin profundizar en los novedosos métodos de obtención de información y generación de inteligencia, para no alejarnos del contexto del presente escrito, sí destacamos varios factores de interés para los analistas que deben trabajar la información recibida desde el teatro de operaciones. Dichos técnicos competentes en este campo, deben tratar los datos obtenidos teniendo en cuenta factores tales como:

  • Uso de herramientas sencillas y útiles que permitan una visualización gráfica del contexto a analizar.
  • Empleo de formatos o aplicaciones que permitan recopilar y organizar los datos para una rápida distribución comunicativa y discusión/defensa posterior.
  • Evaluaciones de peligros/riesgos que puedan materializarse durante el desarrollo de las operaciones, así como sus posibles evoluciones y contramedidas.
  • Tener acceso a bases de datos con información técnica especializada, para obtener extractos y poder ejecutar rápidas consultas.
  • Premura en la obtención de las conclusiones alcanzadas, respecto a la información recibida.
  • Establecimiento de previsiones en el ámbito prospectivo de la emergencia, sobre cómo evolucionará en virtud de las estrategias y objetivos temporalizados ejecutados. Dichas previsiones a exponer, deberán ser cortas y concisas, debiendo facilitar a la dirección de la emergencia, la rápida toma de decisiones, respecto a la continuación o modificación del plan de acción.

– Instalaciones pre-designadas y recursos.

En los propios planes de gestión nos encontramos las instalaciones pre-designadas que deben materializarse o convertirse, para dar una respuesta eficaz y eficiente a la emergencia que se ha producido. Estas pueden ser activadas de manera ordinaria mediante protocolo o de forma extraordinaria por decisión del director de la emergencia, aún no contemplándose en dicho momento dicha funcionalidad.

Todas estas instalaciones deben estar siempre, claramente identificadas y ser conocidas por todo el personal interviniente. Así mismo se debe contar con un croquis en donde se exponga su distribución espacial para poder ser empleada en la toma de decisiones y transferencia de mando. Estas instalaciones pueden ser desde: puesto de mando avanzado, base logística, zona de avituallamiento, helipuerto, área de espera, etc…

Los recursos, entendiéndose como tal el conjunto de elementos disponibles para resolver una contingencia, podríamos dividirlos en dos campos:

  • Recursos operativos: Constituidos por personal (pertenecientes al nivel operacional y táctico) y equipamiento principal utilizado durante las operaciones.
  • Recursos de apoyo: Todos los demás recursos necesarios para apoyar la resolución de la emergencia (avituallamiento, ambulancias, estaciones meteorológicas móviles, etc…).

Para facilitar el manejo de los mismos, se pueden incluir pasos estandarizados mediante procedimientos, tales como:

  • Categorización de los potenciales recursos a necesitar.
  • Modelo y canales oficiales para la solicitud de recursos.
  • Llegada y potencial despliegue de los mismos.
  • Identificación y recuperación de los recursos empleados/disponibles.
  • Búsqueda de recursos adicionales.

Por último, en relación a los recursos, os ofrecemos otra clasificación operativa, con la que poder articular la disponibilidad o no de los mismos:

  • Asignados: Destinado a operaciones en activo.
  • Disponibles: Listo para asignación inmediata, poseyendo todo el equipamiento necesario operativo.
  • Fuera de servicio: No disponible, ni listo para asignación; hasta retornar a su grado de operatividad.

– Responsabilidad.

Frente a la responsabilidad en la gestión de una emergencia, además de la evidente dependiendo del puesto desempeñado durante la duración de la contingencia y las funciones asumidas (que deben encontrarse prescritas); a nivel organizacional deben respetarse los siguientes principios  intrínsecos a ejecutar:

  • Registro de llegada. Todos quienes participen en la respuesta deben dirigirse a la organización, para recibir una asignación de acuerdo con los procedimientos asignados por el director a los diferentes niveles, reflejándose quiénes son los responsables de cada tarea y dónde se encuadra cada persona.
  • Plan de acción. Las operaciones de respuesta deben ser coordinadas según se describen en el plan.
  • Unidad de Mando. Se asignará solo un responsable a cada equipo, que determinará las tareas y al que reportarán cualquier información los subordinados.
  • Alcance de control. Los mandos intermedios o responsables, deben poder supervisar y controlar adecuadamente a sus subordinados, además de comunicarse con todos los recursos bajo su dirección y su inmediato superior.
  • Los responsables deben mantener un registro e informar sobre los cambios del estado de los recursos a medida que sucedan posibles eventualidades.

– Transferencia de mando.

Durante el desarrollo de una emergencia, desde sus fases iniciales hasta el cenit o fase de decaimiento, transcurrido un determinado tiempo, suelen darse transferencias de mando, en donde va relevándose el director de la emergencia.

Esta acción conlleva también el traspaso de responsabilidades sobre las operaciones llevadas a cabo, pero antes de ejecutarse, el nuevo director, debe ser informado del estado situacional.

La transferencia de mando se produce ante las siguientes circunstancias, de manera ineludible:

  • Asume el mando una persona más cualificada o de mayor estatus jerárquico, en cuanto a la gestión de la emergencia.
  • La situación de la contingencia se agrava y extiende, lo que se traduce en un requisito legal para cambiar la dirección estratégica, si deben aplicarse nuevos ámbitos competenciales.
  • Se ha de realizar un lógico cambio de personal en incidentes de larga duración.
  • Concluye la respuesta a la emergencia y la responsabilidad puede ser devuelta a la empresa privada o administración inicial.

En incidentes complejos la transferencia siempre debe documentarse, aunque se realice con medios audiovisuales o soporte escrito.

Así mismo debemos recordar que la transferencia de mando también puede llegar a desarrollarse en pro de la creación de un mando unificado, ante emergencias de cierto calado.

Mediante esta sintética estructura de los preceptos fundamentales para la gestión de emergencias, hemos tratado de orientar la necesidad de estandarización no solo documental, sino práctica, en cuanto a la aplicación de este tipo de planes.

Esperando les haya resultado de interés.

Reciban un cordial saludo

David Rodríguez Carrasco

Email.- rodriguezcarrascodavid@gmail.com

 

Referencias bibliográficas:

– Almgren Ingrid, Cedergårdh E., Göteborg, Mönldal & Kungsbacka (2002). The Elements of Command & Control. The general principles of command & control in fire and rescue operations. Räddningsverket/Swedish Rescue Services Agency, Karlstad, Sweden.

– Arkaute Akademia, (2011). Gestión operativa y mando. Guipúzcoa, versión julio 2011.

– Moynihan, D. P. (2009). The network governance of crisis response: Case studies of incident command systems. Journal of Public Administration Research and Theory, 19(4), 895-915.

– Norma UNE-ISO 22320:2013, Protección y seguridad de los ciudadanos. Gestión de emergencias. Requisitos para la respuesta a incidentes (2013).

– Sainz de la Peña, José A. (2012). Inteligencia táctica. UNISCI Discussion Papers, número 28, 213-232.